MTS Al AZHAR KELUARGA SAKINAH: Permasalahan dan Solusi Terkait Aplikasi Desktop EMIS Semester Ganjil 2015/2016 (Part 1)

Bismillahirrahmanirrahiim,

Sahabat MTs. NW Bortum,

EMIS (Education Management Information Sistem) adalah sebuah metode manajemen formal dalam penyediaan informasi pendidikan yang akurat dan tepat waktu sehingga proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengembangan proyek, dan fungsi-fungsi manajemen pendidikan lainnya dapat dilaksanakan secara efektif. Dalam pengertian lain EMIS adalah sekelompok informasi dan

dokumentasi yang terorganisasi dalam melaksanakan pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, analisis, dan penyebaran informasi yang digunakan untuk manajemen dan perencanaan pendidikan. Sistem EMIS digunaka untuk mengatur data dan nformasi pendidikan dalam jumlah besar yang dapat dibaca, diambil kembali, diproses, dianalisis, dan disajikan dan disebarkan.

Inti dari pengertian tersebut adalah sebuah sistem informasi manajemen pendidikan yang mengatur data dan informasi pendidikan untuk disimpan, dikelola, dianalisis, dan digunakan dalam pengambilan keputusan pendidikan.

Penggunaan EMIS dalam sistem informasi manajemen pendidikan di lingkungan Kementerian Agama memiliki tujuan sebagai berikut :

Memperkuat kemampuan untuk mengatur, merencanakan, dan mengawasi alur informasi antar instansi yang saling berhubungan.
Memadukan seluruh informasi yang berhubungan dengan manajemen kegiatan pendidikan dan menyajikannya secara ringkas dan menyeluruh.
Memperbaiki kapasitas pengolahan, penyimpanan, dan analisis data dalam menyediakan informasi yang terpercaya dan tepat waktu bagi perencana, pemimpin, dan penanggungjawab bidang pendidikan.
Mengkoordinasikan proses pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, analisis dan penyebaran informasi dalam manajemen pendidikan.
Memudahkan dan meningkatkan penggunaan informasi yang seseuai oleh berbagai instansi dan perorangan pada semua jenjang agar perencanaan, pelaksanaan, dan manajemen pendidikan dapat lebih efektif.
Menyederhanakan alur informasi dalam pengambilan keputusan dengan menghapus proses duplikasi dan perbedaan pengisian informasi.
Mengaitkan berbagai sistem informasi yang ada.
Memadukan berbagai sumber informasi kuantitatif dan kualitatif dalam suatu sistem.
Memperbaiki proses pengumpulan, penyebaran, dan penggunaan informasi manajemen pendidikan dalam menanggapi perubahan kebutuhan informasi.

EMIS yang merupakan sistem lama rintisan departemen agama pada waktu itu berawal dari sebuah proyek pinjaman luar negeri. Proyek tersebut didanai dari Asian Development Bank (ADB) untuk peningkatan mutu pendidikan lanjutan pertama pada tahun 1994-1998. Setelah proyek pertama berhasil maka dilanjutkan dengan proyek kedua dan yang ketiga dari ADB yaitu Proyek Peningkatan Mutu Pendidikan Dasar atau Basic Education Project (BEP) dan Proyek Pengembangan Madrasah

Aliyah atau The Development of Madrasah Aliyah Project (DMAP). Kedua proyek tersebut berlangsung sampai tahun 2000. Pada tahun 2001 proyek EMIS telah didanai secara penuh oleh pemerintah melalui APBN. Hal ini menunjukkan keseriusan pemerintah terutama dalam mengelola data pendidikan sehingga data tersebut dapat digunakan dalam perencanaan pendidikan maupun kebutuhan-kebutuhan lain yang membutuhkan data pendidikan, khususnya data pendidikan di madrasah.

Sebagai sebuah sistem yang telah dirintis sejak tahun 1994, EMIS diberikan harapan besar untuk dapat memenuhi kebutuhan akan data pendidikan agama secara cepat dan tepat. EMIS selalu mengalami perbaikan dan peningkatan sehingga mampu memberikan data maupun informasi yang dibutuhkan oleh pengambil kebijakan baik di tingkat pusat maupun di tingkat daerah. Data dan informasi tersebut berasal dari madrasah-madrasah maupun guru pendidikan agama Islam yang diambil secara langsung melalui instrumen yang diisi oleh masing-masing madrasah maupun guru pendidikan agama Islam sehingga diharapkan apa yang ada di dalam EMIS merupakan data riil yang ada di lapangan sehingga dapat digunakan oleh pengambil kebijakan dalam setiap perancangan suatu kebijakan (Jurnal Pendidikan Islam , Volume III, Nomor 1, Juni 2014/1435)

Konsep Dasar dan Ketentuan Pendataan Semester Ganjil TP 2015/2016

Lembaga yang dapat melakukan proses “updating” dan Upload data secara online adalah Lembaga-lembaga yang telah melakukan update pada pendataan semester Genap Tahun Pelajaran 2014/2015 dan Lembaga Baru yang telah terdata di dalam aplikasi pendirian Madrasah maksimal 30 September 2015. Bagi Lembaga yang terdata di aplikasi pendirian Madrasah silahkan melaksanakan update pada Semester Genap TP 2015/2016.
Konsep penggunaan aplikasi adalah aplikasi TIDAK DAPAT digunakan kembali jika sebelumnya sudah pernah “DIGUNAKAN” untuk proses updating data

Aplikasi Desktop

Requirment System :

Minimum .NET FrameWork 3.5
Ms. Office 2007 untuk windows 32bit dan Office 2010 64 Bit untuk windows 64bit (atau dapat menggunakan office 2007 dengan menginstal Ms. Access Driver 2010 for Windows 64Bit)

Cara cek .Net Frame Work

Melihat Melalui Registry, dengan cara menjalankan regedit.exe

Cara melihat Type Engine Access

Melihat melalui control panel dengan memilih administrative tool

Cara melihat Type OS

Sesuaikan Aplikasi dengan OS (Operating System), dengan melakukan pengecekan.

Start > Computer >klik kanan (computer) > Properties

Setel Regional Setting

Sesuaikan Regional Setting Komputer melalui Control Panel > Region, Pilih Tab Format dan Pastikan Format dalam bentuk English (United States).
Klik tombol Additional Setting. Pastikan Desimal simbol dengan tanda titik (.) List Separator dengan tanda koma (,)

Permasalahan dan Solusi Terkait Aplikasi Desktop EMIS

Permasalahan 1

Ada beberapa sebab:

Aplikasi pernah digunakan untuk login sebuah lembaga denga nilai NSM tertentu. Solusinya adalah menggunakan aplikasi baru (fresh) yang belum digunakan untuk login.
NSM lembaga tersebut memang belum terdata di master database EMIS. Solusinya adalah menambahkan id lembaga ke dalam Aplikasi Pendiirian Madrasah, sehingga nanti saat update Semester Genap sudah bisa melakukan Update Data.

Permasalahan 2

Hal ini diakibat karena format region komputer anda belum di setting menjadi English (United States).

Permasalahan 3

Hal ini diakibatkan oleh karena File excel yang akan diupload masih terbuka.

Solusinya : Tutuplah terlebih dahulu file yang akan diupload

Permasalahan 4

Permasalahan ini diakibatkan oleh karena Copy Paste dari data yang sudah ada dan kurang cermat (perhatikan Header excel dan kolom lainnya), Contoh kesalahan adalah sebagai berikut ini:

Format dengan nilai E+17 itu salah..Seharusnya tertulis seperti deret text biasa yakni 123456789012345678

Permasalahan 5

Seperti halnya dengan permasalahan ke 4, permasalahan ini juga diakibatkan oleh karena Copy Paste dari data yang sudah ada dan kurang cermat (perhatikan Header excel dan kolom lainnya), Contoh kesalahan adalah sebagai berikut ini:

Kolom Periode Menerima BSM Seharusnya tertulis jumlah frekuensi bukan Tahun, contoh 1 atau 2 atau juga bisa Nama Siswa yang terlalu Panjang

Permasalahan 6

Permasalahan ini diakibatkan oleh karena ketidak-sesuaian antara type OS dengan engine acces. Kasus diatas menyatakan engine OS type 64 bit tidak ter”tanam” di dalam komputer.

Solusinya adalah : Lakukan ceking ulang sebagaimana yang sudah dijelaskan di atas (Lihat penjelasan tentang : Cara melihat Type Engine Access di atas). Pastikan ODBC (64-bit) tertanam driver accesnya. Bila yang tertanam driver acces 32 bit (lihat dibagian ODBC (32-bit)), maka driver tersebut harus di uninstall terlebih dahulu.

Permasalahan 7

Hal ini diakibatkan, memory yang “terkuras” akibat beberapa hal, antara lain :

berjalannya beberapa aplikasi secara bersamaan, atau juga bisa diakibatkan oleh antivirus/firewall yang bekerja.
atau bisa juga di sebabkan oleh virus yang “memakan” memory.

Solusinya: matikan semua aplikasi dan antivirus/firewall yang sedang bekerja. Kalau masih terjadi hal yang sama setelah semua dimatikan berarti Hard Disc komputer sebaiknya diinstall ulang denganOperating System yang baru.

Permasalahan 8

sama seperti permasalahan ke 1, kesalahan seperti ini diakibatkan oleh karena kesalahan operasi aplikasi.

Solusinya: Menggunakan Aplikasi terbaru.

Permasalahan 9

Hal ini diakibatkan oleh karena kesalahan operasi aplikasi dalam mentransfer “pengindex”-kan. Biasanya akibat kesalahan isi data, contohnya tanggal lahir.

Solusinya: Jangan sembarangan melakukan Copy Paste dalam pengisian data, sebaiknya diketik ulang secara manual.

Permasalahan 10

Kesalahan ini diakibatkan oleh karena “ketidaksempurnaan” software office terutama excel.

Solusinya: Perlu dilakukan Install ulang office

Permasalahan 11

Hal ini diakibatkan terdapat “kesalahan” sehingga secara terpaksa OS menutup operasional aplikasi atau aplikasi “TIDAK MAU BERJALAN”.

Solusinya: proses cek .netframework di lakukan ulang, jika memenuhi syarat, lakukan proses cek type engine access, jika sudah memenuhi syarat, salah satu trik berikut bisa dilakukan:

Atau bisa juga dengan cara lain men-”Kompatibel”-kan aplikasi tersebut dengan OS yang dimiliki. Caranya adalah jalankan file ekstensi aplication (contohnya Validasi MA) dengan klik kanan dan pilih Propertis dan pilih tab Compatibility, sehingga akan terbuka tampilan sbb: